급여명세서 생성기

급여명세서, 안 주면 과태료입니다

2021년 11월 19일부터 임금을 줄 때 명세서를 함께 주는 것이 법적 의무가 됐습니다. 근로기준법 제48조 제2항입니다.

많이 오해하는 부분이 두 가지 있습니다.

• "우리는 5인 미만이라 해당 없다" — 아닙니다. 모든 사업장이 대상입니다. 직원이 한 명이어도 줘야 합니다.
• "카톡으로 금액만 알려주면 된다" — 아닙니다. 아래 여섯 가지가 다 들어가야 합니다.

서면이든 이메일·카카오톡 같은 전자문서든 형식은 자유입니다. 내용이 문제입니다.

반드시 들어가야 하는 여섯 가지

이 중 ⑤ 계산 방법이 실무에서 압도적으로 많이 빠집니다. 금액만 적어 두고 그 숫자가 어떻게 나왔는지를 안 적는 것입니다.

예를 들어 연장근로수당 229,665원이라고만 적으면 부족합니다. "통상시급 15,311원 × 10시간 × 1.5"처럼 계산 과정을 함께 적어야 합니다. 이 계산기는 그 문구를 자동으로 만들어 줍니다.

다만 모든 항목에 계산식이 필요한 건 아닙니다. 출근일수나 근로시간에 따라 금액이 달라지는 항목만 적으면 됩니다. 매달 똑같이 나가는 기본급이나 고정수당은 금액만 적어도 됩니다.

안 주면 얼마를 내나요

근로기준법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료입니다. 실제 부과는 단계적으로 올라갑니다.

여기서 중요한 게 있습니다. 이 금액은 근로자 한 명, 한 달치 기준입니다. 직원이 여러 명이거나 여러 달 안 줬다면 그만큼 쌓입니다. 그래서 상한이 500만원인 것입니다.

그리고 항목이 빠진 명세서는 "안 준 것"으로 볼 수 있습니다. 형식만 갖추고 계산 방법을 안 적었다면 미교부와 같게 처리될 수 있습니다.

통상시급이 모든 수당의 기준입니다

연장·야간·휴일수당은 전부 통상시급에 배율을 곱해서 나옵니다. 그래서 통상시급이 틀리면 수당이 전부 틀립니다.

계산은 이렇습니다.

통상시급 = (기본급 + 매달 고정으로 받는 수당) ÷ 월 소정근로시간

주 40시간 근무라면 월 소정근로시간은 209시간입니다. 주휴 8시간이 포함된 숫자입니다. (왜 209인지는 시급·주휴·추가수당 계산기에 그림으로 설명해 두었습니다.)

여기서 자주 틀리는 지점이 있습니다. 기본급만 나누면 안 됩니다. 직책수당, 자격수당, 근속수당처럼 매달 정해진 금액으로 나가는 수당은 통상임금에 들어갑니다. 이걸 빼고 계산하면 통상시급이 낮아지고, 결과적으로 수당을 덜 준 것이 됩니다.

2024년 12월 대법원 판결로 정기상여금도 통상임금에 들어가게 됐습니다. 우리 회사 수당이 어느 쪽인지 헷갈린다면 통상임금·평균임금 판별기에서 항목별로 확인할 수 있습니다.

식대는 20만원까지만 비과세입니다

식대는 월 20만원까지 세금을 매기지 않습니다. 자가운전보조금(차량유지비)도 월 20만원까지 비과세입니다.

한도를 넘으면 넘은 만큼은 과세 대상이 됩니다. 식대를 30만원 준다면 20만원은 비과세, 10만원은 과세입니다. 이 계산기는 초과분을 자동으로 갈라서 처리합니다.

비과세 금액은 소득세만 빼는 게 아닙니다. 4대보험료 계산에서도 빠집니다. 그래서 같은 총액이라도 비과세 항목이 있으면 실수령액이 늘어납니다.

소득세가 회사 명세서와 다를 때

이 계산기의 소득세는 추정치입니다. 정확히는 연간 세액을 계산해 12로 나눈 값입니다.

실제 회사는 국세청이 만든 근로소득 간이세액표를 씁니다. 부양가족 수와 급여 구간별로 정해진 표에서 금액을 찾는 방식이라, 이 계산기와 몇천 원 차이가 날 수 있습니다. 회사가 표의 80% 또는 120%를 적용하기로 했다면 차이가 더 납니다.

어느 쪽이든 연말정산에서 정산되므로 손해는 아닙니다. 다만 실제 명세서를 만들 때는 회사 급여시스템 값을 쓰는 게 맞습니다. 그래서 이 계산기에는 소득세를 직접 입력하는 칸을 따로 뒀습니다. 체크박스를 켜면 자동 계산 대신 입력한 값이 들어갑니다.

만든 명세서를 어떻게 주나요

세 가지 방법이 있습니다.

• 인쇄해서 주기 — 인쇄 버튼을 누르면 명세서만 A4로 나옵니다. 화면의 다른 부분은 인쇄되지 않습니다.
• PDF로 저장해 이메일·메신저로 보내기 — 인쇄 창에서 대상을 "PDF로 저장"으로 바꾸면 됩니다.
• CSV로 내려받아 보관하기 — 엑셀로 열려서 직원별로 모아 두기 좋습니다.

교부 방식은 자유지만 보관은 해 두세요. 임금 관련 서류는 3년간 보존해야 하고, 다툼이 생겼을 때 "줬다"는 것을 회사가 증명해야 합니다. 카카오톡으로 보냈다면 그 기록을 남겨 두는 것이 안전합니다.

자주 묻는 질문

일용직이나 아르바이트에게도 줘야 하나요?

줘야 합니다. 근로자라면 고용 형태와 무관하게 대상입니다. 다만 일용근로자는 근로일수와 시간이 매번 달라지므로, 일당과 근로일수를 명확히 적는 것이 특히 중요합니다.

수기로 써서 줘도 되나요?

됩니다. 형식 제한은 없습니다. 손으로 쓰든 엑셀로 만들든 여섯 가지 항목이 들어 있으면 됩니다. 다만 매달 반복되는 일이라 서식을 만들어 두는 편이 낫습니다.

직원이 명세서를 안 받겠다고 하면요?

그래도 줘야 합니다. 교부 의무는 회사에 있고, 근로자가 거절해도 면제되지 않습니다. 보낸 기록을 남겨 두세요.

상여금이 있는 달은 어떻게 적나요?

지급 항목에 상여금을 따로 한 줄로 적습니다. 금액을 기본급에 합쳐서 적으면 항목별 금액 기재 위반이 됩니다. 이 계산기에서는 "기타 지급 항목"에 이름을 바꿔 넣으면 됩니다.

공제 항목에 노조비나 사우회비도 적어야 하나요?

적어야 합니다. 급여에서 빠져나가는 것은 전부 공제 내역에 항목별로 적습니다. 다만 법정 공제가 아닌 항목을 급여에서 빼려면 근로자 동의나 단체협약 등 근거가 있어야 합니다.

실수령액이 다른 계산기와 조금 다릅니다

소득세 계산 방식 차이입니다. 이 계산기는 연봉 실수령액 계산기와 같은 엔진을 쓰므로 두 도구의 값은 서로 일치합니다. 회사 명세서와 맞추려면 소득세를 직접 입력하세요.